Praca grupowa jest niezbędna w firmach szczególnie przy realizowaniu wszelkiego rodzaju projektów . Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań przy użyciu poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero przy użyciu zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą lepiej zorganizować pracę, sprawniej przydzielać zadania i w konsekwencji zrealizować założenia projektu w odpowiednim terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej trzeba przemyśleć swoje potrzeby i sprawdzić , czy narzędzie posiada moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto bierze udział w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, przyznaje ściśle określone uprawnienia oraz przydziela zadania do wykonania . Dzięki narzędziom służącym pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma natomiast możliwość uzyskiwania raportów określających stan prac, czas pozostający do zrealizowania projektu i ocenę aktywności poszczególnych osób . Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.